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宿迁市努力推进城建档案管理工作

  

江苏省宿迁市住房城乡建设局

  宿迁市位于江苏省北部,为1996年7月新成立的地级市,建市19年来,全市城乡面貌发生明显变化,中心城市规划区面积由建市初的180平方公里扩展至2108平方公里,建成区面积扩大到74.78平方公里,城市人口突破60万。近年来,随着城市建设不断发展,宿迁市城建档案工作以数字化城建档案馆为目标,强化各类城建档案的接收,不断丰富馆藏,积极推进建设工程纸质档案、电子文档、声像档案三位一体接收工作;加快档案信息化建设,提高档案服务利用水平;加强业务建设,推进城建档案的规范化管理;村镇档案室创建工作取得重大突破。全市市、县两级城建档案馆均晋升为“江苏省示范城建档案馆”。

  一、加强制度建设,疏通档案接收渠道

  近年来,宿迁市深入贯彻落实国家、省有关城建档案管理文件精神,狠抓城建档案制度建设,加强城建档案管理,市政府颁布实施《宿迁市城市建设档案管理办法》、《宿迁市城市地下管线工程档案管理办法》;市住房城乡建设局出台《宿迁市建设工程档案专项验收制度》、《关于移交工程建设项目电子档案的通知》、《宿迁市建设工程声像档案管理办法(暂行)》等一系列文件,有效促进了宿迁市城建档案工作的健康发展。为畅通档案接收渠道,宿迁市住房城乡建设局将城建档案管理中的“两书一证”制度作为重要抓手,与市有关职能部门协调配合,建立了档案报送制约机制。一是与市建筑工程施工图审查部门联合,同时发放《江苏省建筑工程施工图设计审查批准书》和《建设工程档案报送责任书》,加强源头管理;二是与市房地产管理部门联动,将《建设工程档案接收证明书》列为房屋产权办证条件之一,严把档案接收关;三是先后制定和完善了工作职责、工作流程、档案接收、查阅、服务承诺等20多项内部管理制度,加强管理、规范业务流程。通过联合机制和完善制度,有效地促进了档案接收工作的健康发展。

  二、坚持依法治档,加强城建档案行政执法

  为推进城建档案工作均衡发展,宿迁市住房城乡建设局注重加强城建行政执法工作。一是对市属各县城建档案管理开展执法检查。每年将城建档案执法检查工作纳入全局年度行政执法检查计划,由局执法支队和城建档案管理处组成执法检查组,通过听取汇报、查看台账、随机抽取2个在建工程进行实地检查等形式,对各县城建档案管理机构的“一书两证”发放情况、建设工程“三位一体”档案接收情况、重点工程项目工程档案收集及从业人员管理等方面进行执法专项检查。通过执法检查,增强了做好城建档案工作的法律意识,收到良好效果。二是积极参与对市区在建工程的综合执法检查,积极参与市区建筑市场综合大检查,由局领导和局市场处、执法大队、质安站、建管处、城建档案馆等部门主要负责人形成督察组,相关部门工作人员组成考评小组对市区在建工程进行综合执法检查,将建设工程档案管理规定内容纳入综合检查范围。根据检查实际情况,对建筑业企业进行信用评价打分,结果应用到公共资源交易评价体系。三是把城建档案违规行为纳入不良行为记录管理。宿迁市住房城乡建设局高度重视城建档案工作,从2013年开始,对建设工程未办理城建档案报建登记和移交的,损毁、丢失、涂改或伪造城建档案的,施工文件材料的收集整理与工程进度不同步的等违规行为纳入《宿迁市市场信用管理办法》,对城建档案违法违规行为进行不良行为记录管理,进一步规范城建档案管理行为。

  三、加强信息化建设,提升管理水平

  宿迁市住房城乡建设局按照加强领导、夯实基础、深化服务的总体思路,大力支持市城建档案馆开展强内功、上服务的建设工作。一是加强数字化建设。2005年,建立了馆内局域网及档案管理软件系统,对城建档案业务工作实行计算机管理,对馆藏档案实现编目、著录、统计、检索、利用等软件管理。二是建立城建档案网上服务平台。2007年开通宿迁市城建档案馆门户网站,并在市住建局网站上设立主页,与政务网联通,对外开展服务。三是加快档案数字化转换。自2011年开展建设工程电子档案接收工作,2012年启动馆藏档案数字化转换工作,分两期招标对馆藏10万余卷纸质档案进行数字化转换,档案数字化率达100%,建立了文件级城建档案全文数据库,档案目录在馆门户网站对外开放。四是及时对馆藏档案和新接收的档案数据进行备份,分别于2014年10月和2015年9月,与新疆乌鲁木齐市完成了城建档案异地备份工作,确保了城建档案信息安全。

  四、加强声像档案工作,深化城建档案管理

  宿迁市住房城乡建设局为留住城市美好记忆,组织市城建档案馆跟踪拍摄城市重点工程和民生工程改造前及建设过程现状,做好城市新旧貌对比的声像资料采集工作:一是跟踪拍摄城市建设,开展城市大观、道路、桥梁、公园绿化等标志性建筑以及39个村庄环境整治拍摄工作;二是及时参与建设领域重大活动、大型会议的拍摄工作,为城市建设历史变迁提供了大量素材和成果。2013年,开始接收建设工程声像档案,声像档案数字化率达100%;三是航拍城市风光,对宿迁市古黄河风光带、运河风光带、骆马湖、三台山等城市建设情况进行航拍,为保留城市建设历史变迁提供大量素材和成果;四是组织力量制作城市建设专题片,制作有《承载历史 开创未来》《居者有其屋》、《宿迁卓强创优》、《古黄河雄壮河湾公园建设纪实专题片》等专题片;五是开展城市建设主题的展览和图片征集。2010年,举办了宿迁记忆老照片征集活动,共征集老照片418张,文献33份;2012年,举办宿迁市人居环境摄影大赛暨优秀作品展览,共收到参赛作品62组,577张;2015年5月,举办创建中国人居环境奖城市摄影大赛,共收到参赛作品42组,318张,优秀作品已在今年“十一”期间进行巡回展览。

  五、利用馆藏信息,积极开展档案编研工作

  在宿迁市住房城乡建设局统领下,市城建档案馆的编研工作卓有成效,编纂有《生态家园》、《宿迁记忆》画册和《宿迁市城乡建设志》、《宿迁建设大事记》、《重点工程简介》、《宿迁市城建档案馆指南》,《城建档案利用事例选编》等编研成果。编纂的《宿迁市城乡建设志》于2013年底公开出版发行,全书共200万字,图片280余幅。该志书是宿迁市建立地级市以来的首部城乡建设志,也是宿迁市有史以来的第一部城乡建设专业志。

  六、开展村镇档案室创建活动,推进村镇建设管理水平

  一是试点引路,开局良好。为贯彻落实江苏省住建厅《关于加强村镇建设档案管理的通知》文件精神,宿迁市住房城乡建设局于2014年6月启动村镇建设档案室创建工作,召开了全市创建动员会,明确8个省级重点镇为全市村镇建设档案室创建工作试点单位,提出以典型引路、以点带面、分批发展,全面推进村镇建设档案室创建工作思路。举办8个重点中心镇村镇建设档案室创建工作业务培训班,购买《江苏省村镇建设档案信息管理系统》免费安装使用,每月派专人跟踪指导,通报创建情况。2014年10月,8个乡镇村镇建设档案室全部建立,其中6个乡镇获得“省特级村镇建设档案室”,2个乡镇获“省一级村镇建设档案室”。

  二是周密部署,积极推进。2015年4月,宿迁市政府召开全市村镇建设档案室创建工作推进会对创建工作进行动员部署,会上印发《2015-2016宿迁市村镇建设档案室创建工作计划》,将全市剩余64个乡镇分2批全部纳入创建计划,计划2015年和2016年分别创建32个乡镇,并决定将村镇档案室创建工作纳入《宿迁市2015年度新型城镇化建设考评办法》。宿迁市住房城乡建设局为加大创建工作的力度,积极想办法加强对乡镇政策资金扶持,先后多次与市财政局沟通协调扶持资金事宜,并两次向市政府打报告申请资金支持,通过努力,最终获得市政府批准,对成功创建“省特级”、“省一级”村镇建设档案室分别给予以奖代补5万元和3万元奖励,极大地调动了乡镇创建工作积极性,为创建工作注入了活力。

  三是积极创建,卓有成效。2015年5月,宿迁市共有55个乡镇申报创建工作。各县区政府将村镇档案室创建工作纳入对各乡镇年度目标考核;市、县住房城乡建设局积极帮助协调解决在创建过程中遇到的困难和问题,开展了形式多样的业务指导活动;乡镇成立创建领导小组,建立工作机制,细化工作方案,落实专项资金,加强设备配置和人员配备,乡镇创建工作有序推进。截止目前,已有19个乡镇通过“省特级村镇档案室”考核验收,12个乡镇通过“省一级村镇档案室”考核验收,其余24个乡镇也基本完成创建任务,将于10月底接受省厅考核验收。

  今后,宿迁市住房城乡建设局将进一步健全城建档案工作机制、完善制度,积极推进城建档案法规建设,不断改进管理方式,全力服务住房城乡建设事业发展。

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